Kuidas vormistada teemarida?

 1.     Teemareale tuleb midagi kirjutada

Täitmata ei tasu teemarida jätta. Osas meiliprogrammides on selline seadistus, et tühja teemareaga kiri loetakse automaatselt ohtlikuks ja paigutatakse rämpsposti hulka. Selle tagajärjel võib juhtuda, et kiri saajani ei jõuagi.

2.     Teemareal on sobiv ja selge sisu

Kui meilindus meile jõudis, kasutati teemarida sageli tervitussõnade jaoks või pöördumiseks. Kindlasti on kõik saanud kirju, mille teemareale on kirjutatud Tere! Avatervituste koht on aga juba e-kirjas endas ja teemareale see ei sobi. Samuti ei kuulu teemareale pöördumine ega sisutühjad sõnad:

 Lugupeetud Henri Sulg

 Proua Siret!

 Minult

 Kiri

 Jajah

 ödflj

Parim teemarida on selline, mis sisaldab mingit selget osutust asjale, millest hakatakse kirjas rääkima. Teemarida on otsekui kood, mis muugitakse lahti järgnevas e-kirjas. Näiteks võib üles tähendada mõne teemakohase sõna, fraasi või isegi lühikese lause:

  Homse seminari kava

 Teie leping hakkab lõppema

 Tegevusaruanne

 19. aprilli koosolekust

 Bussipiletid

 Kroonid või eurod?

Sisukas teemarida on hea ka sellepärast, et kui hiljem soovitakse kirja leida, saab selle teemareal olnud info järgi ja loogikat appi võttes kiiresti üles otsida.

Asutusesiseses suhtluses on mõistagi leebemad põhimõtted. Ühes kohas töötavatel inimestel on sageli taustteave ja seepärast võivad teemaread olla ka vabama keelekasutusega. Näiteks võivad asutuse sees olla hästi mõistetavad ka sellised teemaread nagu

 Sinu lähetus

 Kristjani vastused

 Eilne töö

3.     Teemareal on paras pikkus

Teemarida peaks sisaldama nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Ametisuhtluses peab see olema asjalik ja lakooniline. On meiliprogramme, kus kehtib tähemärkide piirarv ja seda ületav osa lõigatakse lihtsalt maha. Sel juhul võib kirja saajal jääda osa vajalikust infost saamata. Seepärast võiks mahukam info olla e-kirjas endas, mitte teemareal, nagu on juhtunud järgmistes näidetes: 

 Vastavalt meie telefonivestlusele teavitan käesolevaga, et teie mobiilsidepaketi hind on nüüd soodsam ja see maksab 23 eurot

 Anname teile teada, et 10. aprillil on meie Tallinna kontoris klientide tasuta nõustamise päev

 Sain haldusest tulemused kätte, ole hea, tee see aruanne siis neljapäevaks valmis, saab raamatupidamisse saata 

Nende näidete parandamiseks on mitu võimalust olenevalt sellest, mida soovitakse rõhutada:

  Uus mobiilsidepaketi hind

 Nõustamispäev / 10. aprillil on nõustamispäev / Nõustame kliente tasuta / Tallinna kontoris on nõustamispäev

 Haldusosakonnast tulemused käes / Aruanne neljapäevaks / Aruanne raamatupidamisse

 4.     Vestlusteema muutumisel tasub luua uus teemarida

Kui kirjutajad vahetavad teemat, võiks muuta ka teemarida. Sel juhul tekib paljudes programmides automaatselt ka uus, eraldiseisev kirjalõim. Ametisuhtluses on see kasulik eeskätt siis, kui vestlusteemaks on kaugema aja taha jäävad küsimused. Näiteks alustatakse kirjavahetust sügisel peetava konverentsi teemal, seejärel liigutakse jutuga järgmise aasta suvepäevade koha broneerimise juurde, mille järel arutatakse dividendide maksmist. Kui saabub järgmise aasta kevad ja hakatakse otsima suvepäevade teemalisi kirju, on neid raske leida, kui teemareale on kirjutatud „Sügiskonverents“.

Möönda tuleb, et uue teemarea moodustamine on vahel tülikas ja teinekord käsitletaksegi mitut teemat korraga ühes kirjalõimes. Teema poolest selgelt eristuvatel puhkudel võib uue teemarea loomine hiljem siiski kasuks tulla.

E-kirjade lugemine algab sageli teemareast. Mida selgemalt, täpsemalt ja sisukamalt see on vormistatud, seda parema vihje saab lugeja alljärgneva kirja sisu kohta ja seda ülevaatlikum on meilipostkast. Seepärast võiks e-kirja kirjutamisel pühendada ühe eraldi hetke just teemareale.