Kuidas kirjutada lugejakeskset (e-)ametikirja?

Miks me kirja kirjutame?

Enamjaolt on ametikirja kirjutamiseks mingi põhjus. Kirjastandardi EVS 882-1:2013 punkti 5.15 tabeli 16 järgi anname kirjaga lugejale teavet või tahame seda temalt saada, soovime rääkida, mida oleme teinud, või panna teda midagi tegema.

Parim viis lugejani jõuda on asetada ennast tema asemele ja näha teksti tema silmadega. Selline lugejakesksus aitab paremini tarbetut välja jätta või tarvilikku lisada ning selgemalt ja lühemalt mõtet edasi anda.

Kuidas me kirja üles ehitame?

Lühikest kirja on mõistagi parem lugeda. Mõnikord koosnebki kiri vaid ühest lausest: Saadan koosoleku protokolli või Teatame, et Teie dokumendid on valmis ja neile saab järele tulla. Ent vahel tuleb mõnda teemat pikemalt lahata. Sel juhul võiks kirja üles ehitada nii, et lugejal on seda mugav lugeda.

·       Ideaalne kiri võiks mahtuda tervikuna arvutiekraanile. Sel juhul on lugejal kohe kogu tekstist ülevaade. 

·       Meie silm on harjunud lugema teksti vasakule joondatult. Rea lõpu joondus ei ole mugavuse seisukohalt oluline, aga kui rööpjoondust siiski kasutada, peab jälgima, et teksti sisse ei jääks hõredamaid kohti, mis kisuvad lugeja tähelepanu tarbetult endale.

·       Pikem tekst koosneb mitmest eri eesmärgiga lõigust. Laias laastus võib need jagada kolmeks.

   Sissejuhatavas lauses või lõigus märgitakse kirja koostamise põhjus või eesmärk. Vastuskirjas tasub viidata samas
   küsimuses varem peetud kirjavahetusele või kokkulepetele (Vastuseks Teie kirjale … Esitasite päringu … Nagu telefonis kokku
   leppisime, saadan ….)

   Kirja sisu seletavas lauses või lõigus esitatakse probleem, tuuakse ära faktid, kaalutlused, põhjendused või selgitused
   asja kohta. 

   Lõpetavas lauses või lõigus tehakse kokkuvõte, järeldatakse midagi või esitatakse täpsustavad asjaolud ja ettepanekud.
   (Seega oleme kokku leppinud, et … Järelikult võime … Eelneva põhjal tuleb öelda, et …)

Soovisite teada, kui kiiresti me jõuame teie asutusele konnatunneli tasuvusanalüüsi teha. Tiheda ajakava tõttu saame analüüsi koostamist alustada novembri teises pooles. Üksikasjade täpsustamiseks ja dokumentide ülevaatamiseks oleks aga hea enne kohtuda. Kui teile sobib, võiksime kokku saada näiteks 20. septembril kell 13. Andke palun teada, kas teile sobib see või mõni teine kohtumisaeg. Küsimuste korral oleme meelsasti nõus neile vastama.

·       Kiri peaks ütlema nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Siiski ei tohi arusaadavust kunagi ohvriks tuua – kui kirja selgus eeldab põhjalikumat arutelu, siis tulebki pikemalt kirjutada. Sel juhul laseb hea liigendus seda paremini haarata. Iga eraldiseisev mõte tasub panna eraldi lõiku. Lõikude vahele võiks jääda üks tühi rida. Palju abi pakuvad nummerdatud või punktidega loetelud või alapealkirjad.

Jagan lähemat teavet suvepäevade kohta. Saabumine ja lahkumine Meid sõidutab kohale ja toob tagasi 20kohaline väikebuss, mis väljub meie kontorihoone eest kell 12. Palume täpselt kohal olla!  Majutus Ööbime Kase hotellis (Lehe 5) kahetoalistes tubades. Tuppa saab kell 14 ja see tuleb vabastada järgmisel päeval kell 12.  Koosolek Koosolekuga alustame kell 16 hotelli konverentsikeskuses. Arutamisele tulevad järgmised teemad: 1) uue arengukava koostamine, 2) uue tegevuskava käsitelu, 3) turundus- ja reklaamikulud, 4) raamatupidamisandmed. Toitlustamine Õhtust sööme Nurme restoranis (Aasa 12) kell 19. Järgmise päeva hommikusöök on hotellis ja lõunat pakub meile Reinu kohvik (Metsa 35). Üritused Esimesel päeval on kell 14.30 linnaekskursioon giidiga. Teisel päeval läheme pärast hommikusööki linnalähedasele matkarajale seiklema.  Kui teil tekib mingeid küsimusi, võib kirjutada nii mulle kui ka Joonasele.

·     Vastuskirja kirjutamisel on kombeks jätta alles ka saadud algkiri, et lugejale meenuks hõlpsalt, millest jutt käib (nupu „Vasta“ abil kirja saatmisel jääb see juba automaatselt vastusesse). Eriti kasulik on see siis, kui samad inimesed vahetavad mitu kirju päevas ja iga kord räägitakse eri asjadest.

·      Üldjuhul kirjutatakse enda vastus algkirja kohale, mitte alla, sest muidu võib kirja saajal tekkida tunne, et ta on tagasi saanud üksnes enda kirja.

Lugupeetud proua Maasikas! Meie poes algavad veekeetjate hinnad 9,9 eurost ja kuni 25euroseid veekeetjaid on meil pakkuda kümmekond tükki. Meie Tartu pood asub aadressil Kose 90 ja oleme avatud iga päev kella 9–18. Tervitades Marko Rähn müügijuht OÜ Veekeetja       Kontakt Miina Maasikas (<miina@maasikas.com>) kirjutas N, 20. juuni 2019 kell 13.46:     Tere!      Soovin teada, kas teie Tartu poest saaks üheliitrise veekeetja osta hinnaga, mis jääb alla 25 euro.      Tervitades      Miina Maasikas      OÜ Maitsev Tee

  ·      Kui kirjas on käsitluse all mitu teemat ja kirja saatja on küsinud näiteks kolme asja (1, 2, 3), siis on viisakas vastata samas järjekorras (1, 2, 3), mitte tagantpoolt ettepoole (3, 2, 1).

Kui aga vastuskirjas vastatakse esialgu ainult ühele või mõnele küsimusele, siis on lugejal kergem orienteeruda, kui vastuskirja kopeeritakse üksnes see küsimus, mida käsitletakse, ja vastus kirjutatakse selle alla. Kindlasti oleme kõik saanud tagasi mitmest küsimusest koosnenud kirja, mille alla on kirjutatud „Nõus“ või „Ok“, millest on raske välja lugeda, kas see käib kõigi küsimuste või ainult viimase kohta.

Austatud Tairi Kuusesaar! Meil on rõõm võtta teie laps vastu meie kooli kuuendasse klassi. Kahjuks ei saa ma praegu kõikidele küsimustele veel vastata: klassijuhataja ja huviringid selguvad alles vahetult enne kooli. Saan aga vastata kahele küsimusele. 1) Millised dokumendid pean esitama ja millal? Lapse tulek meie kooli tuleb registreerida e-keskkonnas ARNO. Sinna tuleks üles laadida ka õpilase pilt õpilaspileti jaoks. Hiljemalt 15. augustiks tuleb kooli tuua väljavõte lapse tervisekaardist, mille saate oma praeguse kooliõe käest. 4) Kas tasuta toidu saamiseks tuleb esitada avaldus kohe? Tasuta toidu avaldus tuleb esitada septembris. Anname sellest kooli kodulehel ja klasside postiloendites teada. Lugupidamisega Ragne Tuul koolidirektor       Kontakt Tairi Kuusesaar (<TairiK@gmail.com>) kirjutas K, 15. mai 2019 kell 14.23:      Lugupeetud koolidirektor!      Nagu juba telefonitsi rääkisime, soovin panna oma lapse Mihkel Kuusesaare õppima teie kooli              kuuendasse klassi. Mul on veel mõni küsimus.     1) Millised dokumendid pean esitama ja millal?     2) Kes on minu lapse klassijuhataja?     3) Millised huviringid sel õppeaastal koolis on?     4) Kas tasuta toidu saamiseks tuleb esitada avaldus kohe?      Vastust ootama jäädes      Tairi Kuusesaar

 Kuidas ja mida manustada?

Sageli saadame koos kirjaga manuseid. Tänapäeval ei ole enam seda probleemi, et väga suure manuse saatmisel saab postkast täis, kuid väga mahuka (üle 15, mõnikord üle 25 MB) faili korral ei pruugi meiliprogramm suuta seda otse saata, vaid seda jagatakse mõne pilveprogrammi (Dropbox, Google Drive, Onedrive, iCloud jne) kaudu. Kui kirja saajal seda programmi ei ole, ei pruugi ta aga manust kätte saada. Seepärast oleks viisakas adressaati väga mahuka manuse korral selle jagamisest hoiatada ja miks mitte ka paluda, et ta kinnitaks selle kättesaamist.

Mõnikord võib kohata sõnu attach, attachment, attachima, attachitud jne. Kui esimesed kaks on lihtsalt ingliskeelsed sõnad, mille järele pole eestikeelses tekstis vajadust, siis kaht viimast on peale selle ametniku soovitussõnastikus nimetatud tuletisteks, mis rikuvad räigelt tuletisreegleid. Korrektsed eestikeelsed sõnad on manus ja manustama ja nende sobivat kasutust on lähemalt vaadeldud EKI keelenõuandes. Samuti saab manuse asemel kirjutada kirjale lisatud fail ~ aruanne ~ pilt ~ video vms.

Siin lõigus võiks ära rääkida ka selle, kuidas toimida, kui kirjale lisatakse link, millele klõpsates avaneb mõni teabeallikas või meiliaadress. Tasub meeles pidada, et kui link jääb lause lõppu, tuleb selle järele panna punkt, mille ette ei jäeta tühikut. Lõpupunkti ei hüperlingita (ei muudeta aktiivseks), sest siis lingitud aadress ei avane.

   Täpsemat keeleteavet saate Eesti Keele Instituudi kodulehelt eki.ee.

  Eesti õigekeelsuskäsiraamatu kohta saab esitada märkusi ja ettepanekuid aadressil maire.raadik@eki.ee.

  Keeleteste saab lahendada siin.

Teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste § 16 „Dokumendihalduse korraldamine“ lõikes 6 on kirjas kolm tingimust: „Asutuse loodud dokumendi tekst peab olema üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.“ Kolmas loetletud tingimus aitab esimese täitmisele väga tublisti kaasa.

·       Seda, et ametlikus keelekasutuses tuleb järgida kirjakeele normi, ei ole öeldud ainult eelnimetatud määruses, vaid paarikümnes muuski õigusaktis. Kirjakeele normi toel saab väljendada korrastatud, reegleid järgivat ja ühtselt kujundatud keelt, millest lugeja ja kirjutaja peaksid saama enam-vähem üheselt aru.

Kirjakeele normi allikatest pakub eesti keele käsiraamatu ortograafiaosa ja õigekeelsuskäsiraamat igale kirjakoostajale lahkelt igakülgset abi, et luua lihtne ja selge tekst, mis on ilma koma-, tähe- ja kriipsuvigadeta, korrektselt vormistatud numbritega, tuntud lühenditega ja teadlikult valitud algustähega.

Vahel arvatakse, et keel on ametlik, kui kasutada keerulisi ja ähmaseid konstruktsioone, rohkelt tühisõnu, ühesuguseid kulunud ja igavaid väljendeid. Keeleallikates väidetakse tegelikult vastupidist. Ametlik keel ei tähenda teostamise läbiviimist kellegi poolt millegi osas, vaid seda, et keegi tegi midagi mingil põhjusel. See ei tähenda lohisevaid lauseid ega pikalevenivaid ja sageli asjakohatuid seadusetsitaate, vaid lühidat ja selget lausestust ja seaduse vahendamist kirja lugejale arusaadavas keeles.

Sobiva ja mittesobiva sõnavara kohta saab nõuandeid ÕSist ja normiallikate kõrval ka ametniku soovitussõnastikust, heade tekstiloomeviiside kohta aga Maire Raadiku „Väikestest tarbetekstidest“, keelehooldekeskuse väljaannetest ja muudest keeleabiallikatest.

·       Ametikirjas ei ole kombeks kasutada emotikone ja vähetuntud lühendeid. Samuti ei ole kena pruukida läbivat suurtähte, sest see väljendab karjumist ja jätab pealetükkiva mulje. Sõnade rõhutamiseks tasub eelistada paksu kirja või teist värvi.

·       Pöördevormidest soovitatakse kasutada

   mina-vormi: Saadan Teile ...

   tema-vormi: OÜ Leidur pöördub Teie poole, et ...

   meie-vormi: Soovime täpsustada mõnda üksikasja … 

·       Meeles tasub pidada, et kõige tähtsam on kirja esimene lause, mis määrab kogu kirja tooni, äratab järgneva teksti vastu huvi ja kujundab lugeja suhtumise kirjutajasse. Ent ka kogu ülejäänud tekst peab olema veenev. Seepärast soovitatakse eelistada kindlat kõneviisi: Soovin … Palume … Meid huvitab … Kui kirjutada tingivas kõneviisis Sooviksin … Tahaksime paluda … Meid huvitaks …, jätab see ebakindla või hämava mulje. Siiski on mõnikord viisakuse eesmärgil võimalik ka tingiv kõneviis: Tahaksime osaleda …

 ·       Riina Reinsalu on oma doktoritöös uurinud, milliseid vorme kasutatakse muu hulgas siis, kui kirja saatja soovib, et selle saaja teeks midagi. Tema sõnul on sõna palun koos da-tegevusnimega (palun saata …) rangem ja võimukam kui koos pöördevormiga (palun saatke …). Lugeja eelistaks arvatavasti viimast liiki pöördumist ja kui olukord seda lubab, võiks seda eelistada.

·       Kui kiri kirjutatakse isiklikult kindlale inimesele (direktorile, osakonnajuhatajale, nimeliselt kellelegi), keda teietatakse, siis tuleb kirjutada suure algustähega Teie. Kui aga jutt puudutab suuremat kollektiivi või umbisikulist hulka (kolleege, töörühma liikmeid, pensionäre), kirjutatakse teie. Sina-vormi puhul on reeglite järgi alati kasutusel suur esitäht.

Peamine, mida kirja kirjutamisel arvestada, sai vist kirja pandud. Kuid veel kord tahaks esile tõsta tähtsaimat – lugejakesksust. Viimasel ajal rõhutatakse palju, et kui lugeja ei saa kirjast aru, siis ei ole see mitte tema, vaid kirja koostaja probleem. Kõik algab suhtumisest. Õiguskantsler on öelnud: „Selge keel ja selge sõnum on teisest inimesest hoolimise märk. See on ka eneseväärikuse, mõtte ja sõna puhtuse küsimus, teise inimese austamise ja aususe märk.“